Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 8 juillet 2026

La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont Digi-Certif, SAS, immatriculée sous le numéro SIRET 89185615500041, dont le siège social est situé 509 AVENUE DU PRADO 13008 MARSEILLE (ci-après « Digi-Certif », « nous »), collecte, utilise, partage et protège les données à caractère personnel des utilisateurs (ci-après « vous », « l’Utilisateur ») du service Digi-Certif, plateforme d’aide à la préparation et au suivi de la certification Qualiopi (ci-après le « Service »), accessible notamment depuis https://saas.digi-certif.com/.

Cette politique est établie conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée (« loi Informatique et Libertés »).

1. Qui est responsable du traitement de vos données ?

Le responsable du traitement des données collectées via le Service est Digi-Certif, SAS, joignable à l’adresse contact@digi-certif.com ou par courrier à 509 AVENUE DU PRADO 13008 MARSEILLE.

Digi-Certif n’a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO) au sens de l’article 37 du RGPD, cette désignation n’étant pas obligatoire au regard de la nature et du volume des traitements réalisés. Toute demande relative à vos données personnelles doit être adressée au contact mentionné ci-dessus.

2. Deux qualités distinctes selon les données traitées

Le Service permet à un organisme de formation (le « Client ») de gérer son dossier de certification Qualiopi, ce qui implique le traitement de deux catégories de données personnelles bien distinctes :

• Les données du Client et de ses collaborateurs (compte utilisateur, informations de l’organisme, facturation) : pour ces données, Digi-Certif agit en qualité de responsable de traitement au sens de l’article 4.7 du RGPD. Cette Politique de confidentialité s’applique pleinement à ces données.

• Les données des apprenants et formateurs saisies par le Client dans le Service pour générer les documents pédagogiques (conventions de formation, feuilles d’émargement, etc.) : pour ces données, Digi-Certif agit uniquement en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD, pour le compte et sur instruction du Client, qui demeure seul responsable de traitement à leur égard. Il appartient au Client de s’assurer qu’il dispose d’une base légale pour collecter ces données et d’informer les personnes concernées conformément à la réglementation applicable. Un contrat de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD est disponible sur demande à contact@digi-certif.com.

3. Données que nous collectons

3.1 Données de compte

• Nom, prénom, adresse email, mot de passe (chiffré) ;
• Si vous vous connectez via Google : identifiant, nom, adresse email et photo de profil transmis par Google ;
• Adresse IP et informations techniques de connexion (pour la sécurité et la limitation des tentatives de connexion abusives).

3.2 Données relatives à votre organisme

Lors de la création et de la gestion de votre espace, vous pouvez être amené à renseigner : prénom, nom et téléphone du contact référent, raison sociale, numéro SIRET, numéro de déclaration d’activité (NDA), site web, adresse postale complète et adresse email de contact de l’organisme.

3.3 Données de facturation

Les paiements des abonnements sont traités par notre prestataire Stripe. Digi-Certif ne stocke jamais vos coordonnées bancaires complètes : nous conservons uniquement les informations nécessaires au suivi de votre abonnement (statut, formule souscrite, dates de renouvellement, identifiant client Stripe).

3.4 Documents et données déposés dans le Service

Dans le cadre de l’usage du Service, vous pouvez déposer des documents (preuves de conformité aux indicateurs du référentiel Qualiopi, justificatifs, etc.), qui peuvent contenir des données à caractère personnel vous concernant ou concernant des tiers (salariés, formateurs, apprenants). Vous êtes seul responsable du contenu de ces documents et devez vous assurer de disposer du droit de les transmettre.

3.5 Données relatives aux apprenants et formateurs

Pour la génération des conventions de formation et des feuilles d’émargement, le Client peut saisir : nom, prénom, adresse email, téléphone et, le cas échéant, date de naissance des apprenants, ainsi que l’identité des formateurs. Ces données sont traitées par Digi-Certif en qualité de sous-traitant, conformément à l’article 2 ci-dessus.

3.6 Données d’usage et cookies

Nous collectons certaines données techniques générées par l’utilisation du Service (pages consultées, actions réalisées, horodatages, journaux d’erreurs) à des fins de sécurité, de maintenance et d’amélioration du Service. Le Service utilise des cookies strictement nécessaires à l’authentification et au fonctionnement de la session (cookies de session), qui ne requièrent pas de consentement préalable au sens de l’article 82 de la loi Informatique et Libertés. Aucun cookie publicitaire ou de mesure d’audience tiers n’est déposé à ce jour.

4. Finalités et bases légales des traitements

• Fourniture du Service et gestion du compte — exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD) ;
• Analyse assistée par intelligence artificielle des indicateurs Qualiopi — exécution du contrat, à votre demande et sur les seuls documents que vous soumettez pour analyse ;
• Gestion de la facturation et des abonnements — exécution du contrat et respect de nos obligations comptables et fiscales (article 6.1.c du RGPD) ;
• Sécurité, prévention de la fraude — intérêt légitime à assurer la sécurité et l’intégrité du Service (article 6.1.f du RGPD) ;
• Amélioration du Service, statistiques d’usage — intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD) ;
• Communications relatives au Service (informations de sécurité, évolutions du Service, facturation) — exécution du contrat ;
• Communications commerciales, le cas échéant — sur la base de votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.

5. Destinataires de vos données et sous-traitants

Vos données sont destinées aux équipes de Digi-Certif habilitées, dans la limite de leurs attributions. Elles peuvent également être transmises aux prestataires suivants, agissant en qualité de sous-traitants au sens de l’article 28 du RGPD, pour les seuls besoins des finalités décrites ci-dessus :

• Stripe (traitement des paiements et de la facturation) ;
• Cloudflare (hébergement des fichiers et documents déposés dans le Service — stockage objet R2) ;
• Google (authentification via Google, si vous choisissez ce mode de connexion) ;
• Anthropic et/ou OpenRouter (traitement, à des fins d’analyse automatisée, des documents que vous soumettez volontairement pour évaluer votre conformité à un indicateur du référentiel Qualiopi) ;
• OVH (envoi des emails transactionnels du Service) ;
• OVH (hébergement des serveurs et bases de données du Service).

Nous ne vendons jamais vos données personnelles à des tiers et ne les partageons à des fins publicitaires.

Vos données peuvent également être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi nous y oblige, ou en cas de fusion, cession ou transfert de tout ou partie de l’activité de Digi-Certif, sous réserve que le repreneur soit tenu aux mêmes obligations de protection des données.

6. Transferts de données hors de l’Union européenne

Certains de nos sous-traitants (notamment Anthropic, Google et Stripe pour leurs infrastructures techniques) sont susceptibles de traiter des données depuis des pays situés hors de l’Espace économique européen, en particulier les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées au sens des articles 44 et suivants du RGPD, telles que les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et/ou l’adhésion du destinataire au Data Privacy Framework UE-États-Unis. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en nous contactant à contact@digi-certif.com.

7. Durée de conservation

• Données de compte et de l’organisme : pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant 3 ans à compter de la clôture du compte à des fins de preuve, sauf obligation légale de conservation plus longue ;
• Documents et données déposés pour analyse (preuves, conventions, feuilles d’émargement) : pendant la durée de l’abonnement, puis supprimés dans un délai de 90 jours après la résiliation du compte, sauf demande contraire de votre part ;
• Données de facturation : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné, conformément aux obligations comptables et fiscales (articles L. 123-22 du Code de commerce et L. 102 B du Livre des procédures fiscales) ;
• Journaux de connexion et données de sécurité : 12 mois maximum, conformément aux recommandations de la CNIL ;
• Données relatives aux apprenants et formateurs : durée définie par le Client, responsable de traitement à leur égard, et au maximum jusqu’à la suppression des documents correspondants selon les durées ci-dessus.

8. Sécurité de vos données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération ou la divulgation : chiffrement des mots de passe, connexions chiffrées (HTTPS/TLS), limitation des tentatives de connexion, cloisonnement des données par organisme (« client »), accès restreint aux seules personnes habilitées. Aucune méthode de transmission ou de stockage n’étant sûre à 100 %, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

9. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez, sur les données pour lesquelles Digi-Certif est responsable de traitement (voir article 2), des droits suivants :

• droit d’accès à vos données ;
• droit de rectification des données inexactes ;
• droit à l’effacement (« droit à l’oubli »), dans les limites prévues par la loi ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité de vos données ;
• droit d’opposition, notamment à des fins de prospection ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès ;
• droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) — www.cnil.fr, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@digi-certif.com en précisant votre identité. Une réponse vous sera apportée dans un délai maximal d’un mois, éventuellement prolongé de deux mois en cas de demande complexe. Si vos données concernent un apprenant ou un formateur saisi par un organisme de formation, votre demande doit être adressée directement à cet organisme, seul responsable de traitement pour ces données ; Digi-Certif la relaiera si nécessaire en sa qualité de sous-traitant.

10. Mineurs

Le Service est réservé aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité et n’est pas destiné aux mineurs. Les dates de naissance éventuellement saisies pour des apprenants le sont sous la seule responsabilité de l’organisme de formation Client, dans le cadre légal applicable à la formation professionnelle.

11. Modifications de la présente politique

Nous pouvons être amenés à modifier la présente Politique de confidentialité, notamment pour nous conformer à toute évolution législative, réglementaire ou technique. Toute modification substantielle vous sera notifiée par email et/ou par une notification sur le Service avant son entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour figure en tête de ce document.

12. Contact

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :

• Par email : contact@digi-certif.com
• Par courrier : 509 AVENUE DU PRADO 13008 MARSEILLE